ワークフローシステム導入の落とし穴 ― “現状の業務そのまま”で失敗する企業の共通点

「業務の効率化を進めるために、ワークフローシステムを導入しよう！」
そう決めた企業の中には、導入したはずなのに期待した成果が出ないというケースが多々あります。

その原因の多くは、「今の業務フローをそのままシステムに落とし込んでしまった」ことにあります。
ワークフローシステムは、あくまで業務をスムーズにするためのツール。
“現状の業務” をそのままデジタル化しても、実はうまくいかないことが多いのです。

今回は、ワークフローシステム導入で陥りがちな落とし穴を解説し、導入効果を最大化するためのポイントをお伝えします。

ワークフローシステム導入の落とし穴はこれ

「今の業務の流れをそのままシステムに載せればOK」
そう考えてしまうのは大きな間違いです。

なぜそのままではダメなのか？

例えば、紙での承認フローをそのままワークフローシステムに載せた場合、紙運用ならではの“融通が利く”フローがシステムの制約でかえって非効率になることがあります。

システム導入の前に、業務のムダを洗い出し、シンプル化することが重要です。

「どうせなら、すべての業務をワークフローシステムに統一しよう」
この考え方は、必ずしも正解ではありません。なぜなら、ワークフローシステムに適さない業務もあるためです。

ワークフローシステムは強力なツールですが、すべての業務に適しているわけではありません。
例えば、頻度が極端に低い業務や、一度の対応ごとに内容が大きく変わる業務は、システム化するメリットが少ない場合があります。

とはいえ、「統一感がなくなるのは嫌だ」というのも理解できます。
その場合は、以下のように考えるとよいでしょう。

「統一感」と「実際の運用負担」のバランスを取ることが、賢いシステム活用につながります。
また、ノーコードで簡単に画面作成できるなら、たとえ年1回の業務でも、システム化するメリットがある場合もあります。

①業務フローの棚卸しをする

②「何をシステム化すべきか？」を見極める

💡頻度・影響・コストの3つの軸で判断すると良い

頻度・影響・コストのバランスを見極めながら、「システム化すべき業務」と「紙やExcelのままでも良い業務」を適切に仕分けることが重要です。

③導入後の運用体制を整える

ワークフローシステムを導入する目的は、「業務の効率化」「社内の情報整理」「生産性向上」など、企業によって異なります。

しかし、共通して言えることは、ワークフローシステム自体が目的になってはいけないということ。
導入する際には、
✅ 業務の見直しをセットで行う
✅ システム化する業務としない業務を適切に選定する
✅ システム導入後の運用まで考慮する

これらを意識し、単なるシステム導入ではなく、業務改善の手段として活用することが成功のカギとなります。

ワークフローシステム導入を検討している場合は、まず業務の棚卸しと適用範囲の見極めから始めてみましょう。

今回の記事では、陥りがちな落とし穴と、効果を最大化するためのポイントをお話いたしました。

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